Ritva Södergård

Helhetsmässigt välmående
Arbetsvälmående

Få RÄTT saker gjorda

Vad är viktigt i ditt liv? Går din arbetsdag åt till att släcka bränder? Har du en känsla av att trots att du har händerna fulla så går saker och ting ändå inte framåt som du skulle vilja?

Kanske du då satsar din energi på FEL saker. Du vill säkert som de flesta av oss hitta en metod som gör dig mer effektiv på jobb och i vardagen. När arbetsuppgifterna hopar sig prioriterar vi ofta fel. Det vanligaste misstaget är att likställa bråttom och viktigt. Men det är absolut inte samma sak. Som Eisenhower uttryckte det

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

Författaren Stephen Covey har i sin bok The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change sammanställt en metod som han kallar Eisenhowermetoden som vi kan använda oss av för att lära oss prioritera våra uppgifter korrekt. I matrixen finns två axlar; bråttom (urgent) och viktigt (important)

Eisenhower box

Hur arbeta med denna matrix?

Skriv en lista på dina arbetsuppgifter för kommande dagen eller veckan. Därefter sorterar du uppgifterna i  dessa fyra boxar:

  1. Viktigt och bråttom
  2. Viktigt men inte bråttom
  3. Inte viktigt men bråttom
  4. Inte viktigt och inte bråttom

För att kunna placera uppgiften rätt kan dessa frågor vara till hjälp:

  • Är den här uppgiften viktig för mig?
  • Är uppgiften ett måste för att nå mina mål?
  • Vad händer om inte uppgiften görs nu?

1. Viktigt och bråttom

Många av oss tillbringar största delen av tiden genom att göra uppgifter i den här boxen, dvs ”vi släcker bränder”. I och för sig sköter vi viktiga saker som har deadlines eller förebygger uppkomsten av olika kriser. Som en följd känner vi oss jämt stressade, eventuellt utmattade och känslan av tidskontroll är minimal. I och för sig åstadkommer en sådan här människa mycket men den systematiska planeringen är liten.

2. Viktigt men inte bråttom

Vi skulle alla säkert kunna öka den här delen. Här finns bl.a. planering och utveckling av vår egen verksamhet. Även kommunikation både i arbetslivet och privatlivet kunde lyftas fram som en av de viktigaste bitarna. Att utveckla och sköta om sig själv, ta hand om sina egna resurser och sitt eget orkande borde vara medvetet och regelbundet. När vi tillbringar mera tid genom att göra saker som hör till 2:ans box blir livet mera balanserat och välmåendet ökar. Livet är inte ett ständigt genomlevande av kriser och släckande av bränder. Även känslorna av att ha kontroll över det egna livet och tidshanteringen ökar. Det går också lättare och snabbare att förutse och reagera på förändringar.

3. Inte viktigt men bråttom

I den här boxen finns en del telefonsamtal och post. Även en del möten kan räknas in i den här boxen. En person kan själv ha uppfattningen att när han utför brådskande uppgifter gör han rätta saker. Men ofta får de riktigt viktiga sakerna för lite uppmärksamhet. En människa som tillbringar mycket av sin tid i den här boxen har en känsla av liten tidskontroll, ständig brådska och krisatmosfär, ”vindflöjel”-känsla och upplevelsen att bli behandlad illa av andra.

4. Inte viktigt och inte bråttom

Om vi tillbringar vår tid med att göra uppgifter i 4:ans box får vi egentligen ingenting till stånd. Där finns de uppgifter som är minst viktiga för att uppnå målsättningarna, även en del av posten. I den här boxen finns även tidsfördriv, som onödigt nätsurfande, spel och annan sysselsättning. Resultatet av verksamheten är skral.

Som sammanfattning kan man säga att vi borde alla sträva efter att göra mera uppgifter som hänför sig till box 2, mindre box 3 och 4. På det sättet minskar även uppgifterna i box 1. 

När du nu sorterat din kommande veckas arbetsuppgifter i olika boxar fundera ut som följande vilka åtgärder du kan ta för att befinna dig mera i box 2.

Ta som vana att med jämna mellanrum, tex en gång i veckan eller en gång i månaden analysera dina arbetsuppgifter och vid behov lägga om kursen.

Kommentera